Obvezni interni akti v podjetju

V praksi se večkrat izkaže, da veliko podjetji ne hrani in ne vodi evidenc z ustreznimi zakonsko predpisanimi akti. Vodenje nekaterih evidenc je namreč zakonsko predpisano, druge pa so priporočljive za lažjo organizacijo ter bolj varno poslovanje. V aktih so zajete smernice in možnosti, ki se jih podjetje drži pri svojem poslovanju.
ZAKONSKO OBVEZNI AKTI

1) Pravilnik o računovodstvu = v njem podjetje predstavi način vodenja poslovnih knjig, računovodske usmeritve podjetja ter vrednotenje posameznih ekonomskih kategorij.
Določi način organizacije ter zadolžitve računovodstva – ima notranje, zunanje računovodstvo, kakšne so zadolžitve vsakega. Uredi pravice in obveznosti v zvezi z razpolaganjem z osnovnimi sredstvi, finančnimi sredstvi ter jih vsaj 1-krat letno uskladi v poslovnih knjigah z dejanskimi stanji…

2) Izjava o varnosti z oceno tveganja = takšno izjavo za vsako posamezno podjetje izda ustrezno usposobljen strokovnjak. V njej  delodajalec pisno izjavi, da izvaja vse ukrepe za zagotovitev varnosti in zdravja pri delu, glede preprečevanja nevarnosti in tveganja pri delu, obveščanja in usposabljanja delavcev, dajanja navodil, ustrezne organiziranosti ter zagotavljanja potrebnih materialnih sredstev v ta namen (17. člen ZVZD-1). Delodajalec mora izvesti napotitev na zdravstveni pregled vsakih nekaj let, zaposleni pa morajo opraviti izpit iz varstva pri delu.
Izjavo je potrebno posredovati tudi zaposlenim.

3) Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanju drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu = določi se postopek in način ugotavljanja vsebnosti prepovedanih substanc za zaposlene

4) Pravilnik o ukrepih delodajalca za preprečevanje trpinčenja na delovnem mestu – mobinga = po ZDR-1 je prepovedano spolno in drugo nadlegovanje ter trpinčenje na delovnem mestu. Pomembno je varovanje dostojanstva delavca pri delu. Delodajalec mora v pravilniku določiti ukrepe za preprečevanje in reševanje morebitnih primerov mobinga v delovnem procesu.

5) Pravilnik o izvajanju programa promocije zdravja na delovnem mestu = zagotovljena mora biti ustrezna sredstva in način izvajanja promocije zdravja na delovnem mestu. Npr. fontana s pitno vodo v podjetju, tečaj nordijske hoje za zaposlene…več na spletni strani Ministrstva za zdravje: Smernice za promocijo zdravja

ZAKONSKO OBVEZNI AKTI ZA DOLOČENA PODJETJA

6) Interni akt o davčnem potrjevanju računov = akt je zahtevan pri podjetjih, ki imajo gotovinsko poslovanje in so zavezani k davčnemu potrjevanju računov. S tem aktom se naredi popis in dodeli oznako poslovnim prostorom. Sprejme se pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju, saj zajema tudi pravila za dodeljevanje  zaporednih številk računov.

7) Akt o sistematizaciji delovnih mest = obvezen v kolikor ima podjetje več kot 10 zaposlenih.
Pomemben je z organizacijskega vidika, saj določa pogoje za opravljanje dela ter dolžnosti, obveznosti in odgovornosti zaposlenih na določenem delovnem mestu. Dobra sistematizacija delovnih mest omogoča podlago za sklepanje delovnih razmerij in učinkovito selekcijo kadrov, saj služi kot podlaga za izbor najustreznejših kadrov.

8) Pravilnik o varovanju osebnih podatkov = obvezen je za podjetja, ki imajo več kot 50 zaposlenih, za upravljalce osebnih podatkov iz javnega sektorja, notarje, odvetnike, detektive, izvršitelje, izvajalce zasebnega varovanja, zasebne zdravstvene delavce, izvajalce zdravstvenih storitev ter upravljalce osebnih podatkov. Tudi ostala podjetja, ki na katerikoli način zbirajo in obdelujejo osebne podatke, morajo imeti naveden pravilnik, saj lahko le na takšen način dokazujejo, da ustrezno izvajajo ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov.

Če vas za sprejem teh aktov ne prepriča lažje poslovanje, naj vas vsaj mirnejše poslovanje, saj so zagrožene sankcije določene z globo od 2.000 € do 40.000 €. Z globo od 500 € do 4.000 € se kaznuje tudi odgovorna oseba delodajalca, ki aktov ne sprejme oz. jih ne izvaja.

Obvezni interni akti v podjetju

Opis

Države članice Organizacije za ekonomsko sodelovanje in razvoj (»Organisation for Economic Cooperation and Development – OECD«) so se zavezale, da bodo skupaj nastopile v boju proti čezmejnim davčnim goljufijam, davčnim utajam in agresivnemu davčnemu načrtovanju. Svet OECD je zato 15. julija 2014 sprejel OECD Standard avtomatične izmenjave informacij o finančnih računih za namene obdavčevanja (v nadaljevanju: OECD standard). Sestavni del OECD standarda je Vzorčni sporazum med pristojnimi organi, Enotni standard poročanja (v nadaljnjem besedilu: CRS), komentar in Vodič k CRS XML shemi poročanja. Celoten seznam jurisdikcij , ki so se zavezale k implementaciji novega OECD standarda, je objavljen na spletni strani OECD.

Med podpisnicami Večstranskega sporazuma med pristojnimi organi o avtomatični izmenjavi informacij (v nadaljnjem besedilu: MCAA) o finančnih računih je bila 29. oktobra 2014 med 52 jurisdikcijami tudi Slovenija, s čimer se je zavezala k implementaciji CRS in prvi avtomatični izmenjavi informacij o finančnih računih z drugimi jurisdikcijami že v letu 2017. Celoten seznam jurisdikcij , ki so podpisale MCAA, je objavljen na spletni strani OECD.

Jurisdikcije, ki so se zavezale uvesti OECD standard, morajo sprejeti predpise, ki določajo obveznost finančnih institucij, da izvajajo postopke dolžne skrbnosti in poročajo informacije, kot določa CRS. Z namenom, da bo razširjena avtomatična izmenjava informacij o finančnih računih znotraj Evropske unije skladna z mednarodnim razvojem na tem področju, je Svet EU dne 9. decembra 2014 sprejel Direktivo Sveta 2014/107/EU o spremembi Direktive Sveta 2011/16/EU glede obvezne avtomatične izmenjave podatkov na področju obdavčenja. Sestavni del direktive sta tudi priloga I – pravila o poročanju in dolžni skrbnosti za podatke o finančnih računih in priloga II – dopolnilna pravila o poročanju in dolžni skrbnosti za podatke o finančnih računih.

Direktiva Sveta 2014/107/EU z dne 9. decembra 2014 o spremembi Direktive 2011/16/EU glede obvezne avtomatične izmenjave podatkov na področju obdavčevanja ter vsebina OECD standarda avtomatične izmenjave informacij o finančnih računih za namene obdavčevanja sta bila v slovenski pravni red prenesena z Zakonom o davčnem postopku (ZDavP-2). Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2I) je bil sprejet na redni seji v Državnem zboru dne 19. 11. 2015 in je začel veljati 1. 1. 2016.

Z uvedbo nove zakonodaje je poročevalska finančna institucija Slovenije dolžna Finančni upravi Republike Slovenije letno sporočati informacije o finančnih računih nerezidentov. V ta namen je finančna institucija dolžna od novih strank, v določenih primerih pa tudi od obstoječih, pridobiti predpisane podatke, med drugim tudi podatek o rezidentstvu stranke za davčne namene. Te podatke sporoči stranka finančni instituciji na posebnem obrazcu – samopotrdilu. Finančna uprava Republike Slovenije bo predpisane informacije o finančnih računih letno sporočala pristojnemu organu druge države, v kateri je stranka rezident za davčne namene.

Nova zakonodaja tako vpliva na fizične in pravne osebe, ki:

bodo postale stranke finančne institucije po 1. 1. 2016 ali
so na dan 31. 12. 2015 že obstoječe stranke finančne institucije in imajo svoj stalni/začasni naslov izven Republike Slovenije ali
bodo v času poslovanja s finančno institucijo spremenile svoje podatke.

Finančna institucija lahko podatke, ki so sestavni del samopotrdila, pridobi od stranke preko obrazca, ki je primeroma objavljen na spletnih straneh posameznih finančnih institucij in tudi na spletni strani Finančne uprave Republike Slovenije pod rubriko »Obrazci«.

Nova izdaja dokumenta Izmenjava podatkov o finančnih računih – poročanje o finančnih računih (Vprašanja in odgovori)